PEDOMAN PENGAWASAN

Monitoring/pengawasan perspektif manajemen secara umum merupakan salah satu fungsi organik manajemen. Secara etis filosofis monitoring/pengawasan bukanlah mencurigai atau memata-matai, melainkan mengendalikan, memadukan, mengitegrasikan suatu penyelenggaraan administrasi. Secara normatif, monitoring bertujuan menjaga agar suatu usaha/pekerjaan selalu dikerjakan dengan aturan (rechmatig) dan sesuai dengan peruntukannya (doelmatig).

Perpektif terminologi internal Mahkamah Agung RI sendiri, bahwa pengawasan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen untuk menjaga dan mengendalikan agar tugas-tugas yang harus dilaksanakan dapat berjalan sebagaimana mestinya, sesuai dengan rencana dan aturan yang berlaku. Demikian pula halnya dengan Pengadilan Tinggi Agama Jakarta dalam melaksanakan pengawasan diarahkan pada upaya menjaga agar pelaksanaan tugas lembaga peradilan sesuai dengan rencana dan ketentuan peraturan yang berlaku, mengendalikan agar administrasi peradilan dikelola secara tertib, teratur serta menjamin terwujudnya pelayanan publik yang baik bagi masyarakat pencari keadilan.

Pengawasan Internal : adalah pengawasan dari dalam lingkungan peradilan sendiri yang mencakup 2 (dua) jenis pengawasan yaitu: Pengawasan Melekat dan Rutin/Reguler.

Pengawasan Melekat : adalah serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendalian yang terus menerus, dilakukan oleh atasan langsung terhadap bawahannya secara preventif dan represif, agar pelaksanaan tugas bawahan tersebut berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan perundang-­undangan yang berlaku;

Pengawasan Rutin/Reguler : adalah pengawasan yang dilaksanakan Pengadilan Agama Rantauprapat secara rutin terhadap penyelenggaraan peradilan sesuai dengan kewenangan masing-masing;

Pengawasan Keuangan : adalah pemeriksaan terhadap penyelenggaraan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) serta dana/bantuan pihak ketiga yang sedang berjalan (Current Audit), dan atau yang telah direalisasikan beserta neraca (Post Audit) yang meliputi Audit Ketaatan (terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku), Audit Keuangan (dengan menggunakan standar akuntansi yang berlaku), dan Audit Operasional (apakah pengelolaan APBN telah dilakukan secara ekonomis, efisien, dan efektif);

Penanganan Pengaduan : adalah rangkaian proses penanganan atas pengaduan yang ditujukan terhadap instansi, atau pelayanan publik, atau tingkah laku aparat peradilan dengan cara melakukan monitoring, dan atau observasi, dan atau konfirmasi, dan atau klarifikasi, dan atau investigasi (pemeriksaan) untuk mengungkapkan benar tidaknya hal yang diadukan tersebut;

Manajemen Peradilan : adalah rangkaian kebijakan untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan, meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengendalian/ pengawasan dan penilaian serta evaluasi atas kegiatan yang dilakukan;

Administrasi Persidangan: adalah seluruh kegiatan yang harus dilakukan untuk pelaksanaan persidangan, meliputi sistem pembagian perkara, penentuan majelis hakim, penentuan hari sidang, pemanggilan, pembuatan berita acara persidangan, dan tertib persidangan;

Administrasi Perkara: adalah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh aparat pengadilan yang diberi tugas untuk mengelola penanganan perkara yang meliputi prosedur penerimaan perkara, keuangan perkara, pemberkasan perkara, penyelesaian perkara, dan pembuatan laporan perkara sesuai dengan pola yang sudah ditetapkan;

Administrasi Umum : adalah seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan dibidang kepegawaian, keuangan, inventaris, perpustakaan, tertib, persuratan, tertib perkantoran, dan lain-lain;

Kinerja Pelayanan Publik : adalah suatu tingkat pencapaian atas pelaksanaan tugas pelayanan publik dibidang hukum dan keadilan yang mendukung terwujudnya visi dan misi lembaga peradilan;

Tindak Lanjut : adalah tindakan, atau kebijakan yang diambil sebagai pelaksanaan dan rekomendasi hasil pengawasan.

MAKSUD PENGAWASAN

Memperoleh informasi apakah penyelenggaraan tehnis peradilan, pengelolaan administrasi peradilan, dan pelaksanaan tugas umum peradilan telah dilaksanakan sesuai dengan rencana dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Memperoleh umpan balik bagi kebijaksanaan, perencanaan dan pelaksanaan tugas-tugas peradilan.

Mencegah terjadinya penyimpangan, mal-administrasi, dan ketidakefisienan penyelenggaraan peradilan.

Menilai kinerja.

TUJUAN PENGAWASAN

Pengawasan dilaksanakan untuk dapat mengetahui kenyataan yang ada sebagai masukan dan bahan pertimbangan bagi pimpinan Pengadilan Agama Rantauprapat untuk menentukan kebijakan dan tindakan yang diperlukan menyangkut pelaksanaan tugas pengadilan, tingkah laku aparat pengadilan, dan kinerja pelayanan publik pada Pengadilan Agama Rantauprapat.

FUNGSI PENGAWASAN

Menjaga agar pelaksanaan tugas lembaga peradilan sesuai dengan rencana dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Mengendalikan agar administrasi peradilan dikelola secara tertib sebagaimana mestinya, dan aparat peradilan melaksanakan tugasnya dengan sebaik-­baiknya. Menjamin terwujudnya pelayanan publik yang baik bagi para pencari keadilan yang meliputi: kualitas putusan, waktu penyelesaian perkara yang cepat, dan biaya berperkara yang murah.

Pengawasan rutin/reguler pada Pengadilan Agama Rantauprapat dilaksanakan dalam bentuk pengawasan langsung, yaitu dengan cara melakukan pemeriksaan terhadap para pejabat terkait (penanggung jawap kegiatan) baik dibidang keperkaraan maupun kesekretariatan dengan metode interview dan pemeriksaan dokumen, yang meliputi tindakan sebagai berikut:

Memeriksa program kerja;

Menilai dan megevaluasi hasil kegiatan/pelaksanaan program kerja;

Memberikan saran-saran untuk perbaikan;

Melaporkan kepada Pimpinan Pengadilan Agama Rantauprapat;

Merekomendasikan kepada Pimpinan Pengadilan Agama Rantauprapat atau Pejabat yang berkopenten terhadap temuan-temuan yang memerlukan tindak lanjut;

Pengawasan Rutin/Reguler dilaksanakan dengan mela­kukan pemeriksaan terhadap objek-objek pemeriksaan yang meliputi:

Program kerja

Pelaksanaan/pencapaian target

Pengawasan dan pembinaan

Kendala dan hambatan

Faktor-faktor yang mendukung

Evaluasi kegiatan

Prosedur penerimaan perkara

Prosedur penerimaan permohonan banding

Prosedur penerimaan permohonan kasasi

Prosedur penerimaan permohonan peninjauan kembali

Keuangan perkara

Pemberkasan perkara dan kearsipan

Pelaporan

Sistem pembagian perkara dan penentuan majelis hakim

Ketepatan waktu pemeriksaan dan penyelesaian perkara

Minutasi perkara

Pelaksanaan putusan (eksekusi)

Kepegawaian

Keuangan

Inventaris

Perpustakaan, tertib persuratan dan perkantoran

Pengelolaan manajemen

Mekanisme pengawasan

Kepemimpinan

Pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia

Pemeliharaan/perawatan inventaris

Tingkat ketertiban, kedisiplinan, ketaatan, kebersihan dan kerapihan

Kecepatan dan ketepatan penanganan perkara

Tingkat pengaduan masyarakat

Pengawasan rutin/reguler dilakukan dalam bentuk pemeriksaan, yaitu dengan mekanisme pengamatan yang dilakukan dari dekat, dengan cara mengadakan perbandingan antara sesuatu yang telah atau akan dilaksanakan, dengan sesuatu yang seharusnya dilaksanakan menurut ketentuan peraturan yang berlaku.

Surat Edaran Mahkamah Agung RI Nomor 5 Tahun 1993 Tentang Pembinaan Dan Pengawasan Organisasi Dan Tata Kerja Serta Pejabat Kepaniteraan Pengadilan.

Seluruh hasil dan temuan dan pemeriksaan dan pengawasan yang telah dilakukan oleh para Hakim Pengawas Bidang baik dengan pelaksanaan tugas pokok di lingkungan kepaniteraan maupun kesekretariatan serta evaluasi atas penyelenggaraan managemen peradilan, kinerja lembaga peradilan dan kualitas pelayanan publik, dituangkan dalam bentuk laporan tertulis atau berita acara pemeriksaan dengan susunan dan format yang sistematis, untuk selanjutnya dilaporkan kepada Ketua Pengadilan.

Terhadap temuan-temuan atau hasil pengawasan yang memerlukan tindak lanjut para Hakim pengawas merekomendasikan kepada Ketua Pengadilan atau para pejabat yang berkompenten untuk segera menindak lanjuti hasil temuan tersebut, sehingga pada tahun-tahun berikutnya dapat disusun program kerja secara cermat dan tepat serta kendala-kendala yang ada dapat segera diantisipasi dan diselesaikan, sehingga tidak muncul lagi pada pelaksanaan tugas tahun anggaran berikutnya.